Ia dikenali sebagai taklimat kepada dokumen maklumat yang menyediakan data berguna untuk pengembangan tindakan. Ini adalah Anglicism yang tidak diterima oleh Royal Spanish Academy (RAE) dalam kamus, walaupun sering digunakan dalam pelbagai konteks.
Taklimat ini adalah pengajaran yang berfungsi sebagai titik permulaan untuk tugas. Laporan ini meletakkan asas untuk menghasilkan beberapa jenis usaha atau kempen. Industri periklanan, komunikasi awam, sektor reka bentuk dan juga sektor ketenteraan menggunakan taklimat.
Ambil kes agensi iklan. Sebuah syarikat yang berdedikasi untuk menghasilkan produk makanan menyewa agensi ini untuk membuat kempen promosi di radio dan televisyen. Agensi pengiklanan, dengan cara ini, memberikan arahan kepada pelanggannya untuk menjalankan taklimat. Syarikat mesti memasukkan data dokumen mengenai produk, nilai, objektif, pelanggan, pesaing, dll. Setelah taklimat diterima, agensi iklan sudah mempunyai maklumat yang diperlukan untuk merancang kempen yang dimaksud.
Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, kita harus membuktikan adanya tiga jenis taklimat yang berbeza:
- Taklimat harian. Ini adalah sejenis perancangan harian di mana tugas-tugas terpenting yang mesti dilaksanakan didedahkan. Mereka dibentangkan dalam rangka pertemuan pendek terutama pada awal pagi. Dalam kes ini, kita dapat membuktikan bahawa taklimat jenis ini adalah yang berlaku di balai polis hari demi hari.
Taklimat tidak rasmi, yang boleh terdiri daripada panggilan, e-mel atau perbualan ringkas.
- Taklimat formal, yang merupakan dokumen bertulis di mana petunjuk dan perancangan khusus pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam projek tertentu ditunjukkan.
Agar bermanfaat, taklimat mesti mempunyai sebanyak mungkin maklumat, tetapi juga harus ringkas, tanpa data berlebihan. Dalam rangka perjumpaan korporat, misalnya, salah satu penyelaras atau penganjur dapat menyiapkan taklimat dengan topik yang dibincangkan. Oleh itu, selepas pertemuan itu, terdapat ringkasan perbincangan yang berfungsi untuk menghadapi pekerjaan masa depan dan untuk kembali kepada beberapa soalan dalam pertemuan akan datang.
Di dalam bidang pemasaran dan periklanan ada yang dikenal sebagai taklimat kreatif. Ia sangat berguna ketika berkembang dari kempen iklan hingga membuka acara melalui promosi khas di syarikat. Ini membolehkan anda mendapatkan idea penting untuk melakukan tindakan tersebut dengan cara terbaik, yang paling berkesan, dan untuk itu mesti mempunyai ciri yang berbeza.
Khususnya, mestilah ringkas, penting agar fleksibel dan, di atas semua, mesti terbuka. Dengan kata lain, ia mesti membenarkan idea-idea baru muncul dan ditambahkan untuk mengembangkan projek yang terbaik.
Dengan cara yang sama, taklimat jenis ini mesti mengandungi beberapa bahagian penting seperti objektif komunikasi, sasaran, strategi, cadangan…